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Dernière mise à jour : Mai 2018

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Institut Sophia Agrobiotech

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UMR INRA - Univ. Nice Sophia Antipolis - Cnrs
Inra PACA
400 route des chappes
BP 167
0690 Sophia Antipolis Cedex
FRANCE
Tel. : +33(0)4 92 38 64 00
Fax : + 33(0)4 92 38 64 01

http://www.paca.inra.fr/institut-sophia-agrobiotech

BEURTEY Séverine

AI Inra - Assistant ingénieur

BEURTEY Séverine
© inra
Assistante de Direction UMR ISA / SDAR - Responsable du Service Logistique de Sophia

Activités dans le cadre de mes missions d'assistante de direction :

- Gestion de l’agenda des DU et DU Adjoint de ISA et DSA Adjoint ;

- Gestion de la messagerie électronique du DU ISA ;

- Gestion des signatures du parafeur à destination du DU ISA, de l’administratrice, du DSA/Président de Centre (quand ils se déplacent sur le site de Sophia) ;

- Rédaction de courriers, notes ou autres documents et diffusion ;

- Planification, organisation et suivi de réunion, rencontres et manifestations ;

- Préparation de compte-rendu ;

- Diffusion de l’information et communication au sein d’ISA (via la Newsletter ISA) ;

- Organisation et coordination des rencontres et manifestations en lien avec le service communication et logistique ;

- Alimentation et exploitation des bases de données relatives au domaine d’intervention ;

- Filtrage des interlocuteurs ;

- Prêt de matériels ISA (vidéoprojecteur, ordinateur, …) ;

- Instruction des dossiers pour aide à la décision ;

- Participation à la gestion des dossiers complexes ;

- Coordination de la campagne d’avancements ITA pour ISA et pour les SDAR de Sophia-Antipolis ;

- Coordination de la campagne des CET pour ISA et les SDAR ;

- Constitution et synthèse des documents ;

- Saisie des besoins et profils de postes titulaires ISA dans HR Access ;

- Gestion/suivi des arbitrages de postes pour ISA ;

- Administration de la badgeuse Horoquartz ;

- Suivi de la campagne de mobilité intra-ISA ;

- Mise à jour des personnels permanents de l’unité ISA dans la base de données CNRS Réséda ;

- Points de sujétions SDAR Sophia : réponse à l’enquête annuelle ;

- Suivi des Instructions Budgétaires INRA, CNRS et UNS.

 - En l'absence de personne ressource au sein du secrétariat d'unité :

       * Suivi des dossiers d’avancement CNRS;

       * Validation des congés CNRS dans le logiciel Agate ;

       * Suivi des entretiens professionnels UNS (annonce ouverture de campagne, suivi des échéances, transmission des   dossiers à l’UNS).

 

Le service logistique a pour mission :

- Gestion des badges;

- Gestion mutualisée du parc automobile :

Entretien

Assurances,

Vente aux domaines

Achat de véhicules neufs

Demande d’immatriculation des véhicules

Autorisations de conduite des véhicules de service (visées par PC ou DSA)

Situation budgétaires trimestrielles des carburants, facturation des réparations

Gestion des cartes de carburants

Réservations,  suivi entretien des VS, gestion VS SDAR

 

- Hébergement :

Dossier de réservation, liaison avec le service SRH,

Etat des lieux d’entrée et de sortie,

Recherche de nouvelles solutions d’hébergement à l’extérieur du Centre

 

- Suivi de la vie collective des stagiaires;

- Demande de crédits achats petits matériels avec validation du service PACA;

- Blanchisserie : hébergement, services techniques;

- Mise en place des salles de réunions « centre » et réservations;

- Logistique des manifestations « Centre »;

- Archivage et classement, suivi des fluides, contraventions, etc… ;

- Prestations de service :

Recueil des besoins, instruction et suivi des contrats de prestation : fontaine à eau, machine à café, bing bang, etc

Recueil des besoins, instruction et suivi en lien étroit avec le service marchés PACA des marchés « ménage/entretien des locaux », « accueil », « espaces verts », « restauration »,  « médecine de prévention », « hygiène professionnelle », etc